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Powerpoint2013でスライドのコピー貼り付けとスライドの再利用の違い

この記事は自分用の覚書です。
( Windows8.1 Pro + Powerpoint2013 Home & Business )

1. Aファイルでスライドをコピーして、Bファイルに貼り付ける。

2. Aファイルで「スライドの再利用」を実行してBファイルのスライドを指定する。

各手順で「元の書式を保持」を選ぶと、ファイル間でテーマのバリエーションが異なる場合には複製される内容に違いがある。

1. Aファイルでスライドをコピーして、Bファイルに貼り付ける際に「元の書式を保持」
Aファイルのスライドマスターとその下に関連付けられた全てのスライドレイアウトも、Bファイルに複製される。

2. Aファイルで「スライドの再利用」を実行してBファイルのスライドを指定する際に「元の書式を保持」
Bファイル側のスライドマスターと指定したスライドのレイアウトだけがAファイルに複製される。

※注意点
1. の場合、Aファイルの全てのスライドレイアウトがBファイル側に複製される。

Aファイルで使っていないスライドレイアウト上に重要情報がある場合、Bファイルでもそのレイアウトを使わなければ重要情報がそこに載っていることにすぐには気づけない。

そのまま他者にファイルを渡すようなことがあると、重要情報が洩れることになる。

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Excel で得点幅ごとの人数を数える。

この記事は自分用の覚書です。
(Windows 8.1 Pro 64ビット + Excel2013 Home & Business)

M.K さん
エクセルで、得点の幅ごとに何人いるかを数えるやり方です。
「30点以上40点以下は何名で、41点以上50点以下は何名いて……」とか――いわゆる度数分布というものですね。

COUNTIFS関数を使えばいいかと思います。
(COUNTIFS関数が使えるのはエクセル2007以上)

オートフィルタを使ってもできますが、その場合は「指定の範囲内」を必要な回数だけ実行することになります。ちょっと面倒ですよね。

Shiteinohaninai_2

なもので、COUNTIFS関数を利用することにしました。

なお、Googleなんかで「エクセル 点数 人数」とか探すと、このような場合はFREQUENCY関数を使う説明も見つかります。
FREQUENCY関数でもかまいません。最終的に得られる結果は同じですから。

なぜ、FREQUENCY関数を今回使わないでCOUNTIFS関数を使ったかというと、「FREQUENCY関数のほうが理解しにくく、少し変えたいといった場合に面倒になるだろう」と考えたからです。

詳細を知りたければFREQUENCY関数を検索してみてください――。使い方をすんなり理解できますか。なんだかややこしいと感じませんか。

そんなややこしいと感じるものを仕事では使わないほうがいいと僕は思います。仕事で作るファイルは作った人のものではなく、皆のものです。
たとえば、「エクセルってほとんど初めてです」とかいう人に仕事を引き継ぐことだってあるかもしれません。
たとえ、 M.K さんがFREQUENCY関数を自在に使えるとしても、引き継いだ後の人が困ります。

でも、COUNTIFS関数なら、同じ初めてでも、FREQUENCY関数よりは理解しやすいと思います。
だとしたら、計算結果は同じなのだから、より理解しやすいであろうCOUNTIFS関数を使っておくのが、仕事としては正しいのではないかと思ったしだい。

仕事でのファイル作成では、「自分以外の人がファイルを使う場合もある」ことを考慮してください。
見やすい式を作ったり、理解の助けになるコメントを残したり、やり方はいろいろあるかと思います。

FREQUENCY関数を使ってはいけないといっているのではありません。
もし M.K さんも含めて周囲にいる人たちが「FREQUENCY関数を使っても何も困らない」という人ばかりなら、使うことに何の問題もないと思います。

■例:COUNTIFS関数を使って、得点ごとの人数を数える。

COUNTIFS関数の書式は次のようです。詳細はエクセルのヘルプでCOUNTIFS関数を調べてください。
・COUNTIFS(条件範囲 1, 検索条件 1, [条件範囲 2, 検索条件 2]…)
出典: Excel ヘルプ

「条件範囲」には、人数を数えたい点数の一群を指定します。「検索条件」には >=41 (41以上)などの条件を指定します。

こういう表があるとします。

Countifs0_2
※氏名は「なんちゃって個人情報」のサイトを使って生成

C、D、E列に入っている得点を対象として人数を数えます。
(C、D、E列がそれぞれ「条件範囲」になります。)

得点の幅は、下図のようにG列に入れました。
(実際には計算のなかではG列の値は使っていません。だからなくてもいいのですが、あったほうが見やすいという気がしたので入れました。)

適当なセルに「以上」と「以下」を示す式を入力します。
下図では、H列に「以上」、I列に「以下」を示す式を入れています。
(H列とI列の値が「検索条件」になります。)

「45以下」については、「Aの人数」「Bの人数」「Cの人数」ともにCOUNTIFS関数の検索条件としてI2セルを指定します。
J2セルに、
=COUNTIFS(C$2:C$21,$I$2)
という式を入れて、L2セルまでコピーします。

Countifs1

C2からC21の範囲を対象にして、I2に入れた条件に合致する値の個数を数えます。
I2の条件は  <=45 なので、C2からC21の範囲で「45以下」の値を数えます。

J3セルには、
=COUNTIFS(C$2:C$21,$H3,C$2:C$21,$I3)
という式を入れます。

H3には >=46 が、I3には <=50 が入っているので、C2からC21の範囲で「46以上」かつ「50以下」の値を数えます。

それをJ12セルまでコピーします。
そのあとJ3からJ12を選択して、L列までコピーします。

Countifs2

なお、ここで入力した式について、
=COUNTIFS(C$2:C$21,"<=45")

=COUNTIFS(C$2:C$21,">=46",C$2:C$21,"<=50")
のように、COUNTIFS関数の条件として、点数の幅の下限や上限を示す文字列を入れても計算結果は同じです。
同じですが、このようにしないほうがよいと思います。

なぜかというと、やはり先にふれたように自分以外の人が見ても理解しやすいというのもありますが、それよりも「ちょっと変えたい」となったときにより簡単に修正できるようにしておくためです。

「以下」と「以上」の条件を変える必要が出てきたとき、図のように条件が別のセルに書かれているのと、関数の式のなかに条件が書かれているのとでは、どちらが修正しやすいですか。

たぶん、前者だと思います。
(後者のほうが修正しやすいのでしたら、そうしてください。そういう人はいないと思いますけど……)

こういうセルの使い方を作業列とか作業セルといいます。

FREQUENCY関数を使う説明したサイトでは、一つのセルにFREQUENCY関数で答えを求めれば、見た目がすっきりする――といった説明をしているサイトもあります。
それはそれで間違っていません。

ただ、一つのセルだけで計算の答えを得ようとすると、どうしても数式が長くなって見づらくなり、何をしているのか理解もしづらくなりがちです。理解しづらいということは、ちょっと変えたいときに面倒でもあるということです。

作業列を使って計算の過程を分けておけば、誰もが理解しやすくできますし、「ちょっと変えたい」にも対応しやすくなります。
上図でいえば、下限を「30以下」から初めて「15」ずつ区切っていく――に変えたい場合、H列とI列の式を書き換えるだけで済みます。

    <=30
>=31 <=45
>=46 <=60

というように。

数式のなかに数式を入れる――いわゆる「ネスト」する場合も、各数式を別の別のセルに入れておいて計算結果を参照すると、視認性も高まり、修正も容易になります。
(作業列の利用は、僕も先達から教えてもらった知恵です。作業列を使ったせいで困ったことは一度もありませんが、逆はあります。)

「エクセルのシートで作業列を使うと、列がどんどん増えていってシートが見づらくなるから作業列は使わない」とかいって、作業列を使うことを嫌う人もいますが、僕に言わせればそれはちょっとした勘違いです。

見づらければ、列を非表示にすればいいんです。

とはいえ、ここでも「そうしなければならない」という話ではありません。
職場では「作業列を使わないほうが仕事が円滑に進む」、「作業列を使わなくても数式の理解や修正は誰もが簡単にできる」というのであれば、使う必要はないと思います。

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Windows10 で二、三文字の読みで名詞として単語登録する。

この記事は自分用の覚書です。

■環境
パナソニック CF-SX3SEABR ( Win7Pro を Win10Pro にアップグレード)+ Microsoft IME
Win10Pro バージョン1607

■現象
「グローバルスタンダード」を、読みが「ぐろば」で単語登録。
「ぐろばが」と打って変換すると、「グローバルスタンダードが」にならない。

Win8.1Pro の Microsoft IME 2012 では、二、三文字の短い読みで単語を「名詞」として登録できた。

単語:グローバルスタンダード
よみ:ぐろば

Win8.1Pro + Microsoft IME 2012 の環境で、「ぐろばが」と打って変換すれば、「グローバルスタンダードが」という変換候補が表示されたが、Win10Pro + Microsoft IME では表示されない。
(Windows10 では、短すぎる読みは強制的に「短縮よみ」として登録されるらしい。)

・「短縮よみ」について

自宅の住所を「じたく」と読みで登録しておくと、「じたく」と入力して変換した場合には自宅の住所に変換されますが、「じたくが」と入力して変換した場合は「自宅が」と変換されます。
「短縮よみ」で登録したい単語を「名詞」などの品詞で登録しないように注意してください。
「マイクロソフト株式会社」という単語を「ま」という読みの名詞として登録すると、「まと」と入力して変換したときに「マイクロソフト株式会社と」と変換される場合があります。
(出典: Microsoft IME - ユーザー辞書ツールのヘルプ)

■回避策
単語:グローバルスタンダード
よみ:ぐろば

品詞で「その他」にチェックを入れて、「固有名詞」を選択。

「ぐろばが」と打って変換すると「グローバルスタンダードが」と変換される。

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人から聞いて驚いた話――Googleドライブの上限

社内にあるファイルサーバー上の共有データをクラウドに移行するのに、その人の会社ではGoogleドライブを使うことにした。
大企業ならそれなりのコストをかけられるけど、中小ではそうはいかない。そこで、月額$9.99でその人のアカウントだけを1TBの容量にして、そこにファイルサーバー上の共有データを全部アップロード。それを他の人たちと共有するということにしたとか。

ところが、移行作業が終わってから「1アカウントで保存できるデータの個数に上限がある」のがわかったという。

容量は1TBにしてあるので、保存できる容量が足りないとかいう話ではない。

is:unorgnized

という検索コマンドを使うと、「サーバーでエラーが発生しました。しばらくしてからもう一度お試しください。」というエラーが出て検索できない現象が起きた。

これがどういうコマンドなのかという話は面倒なので興味がある方はリンク先をどうぞ。
孤立したファイルの検索(Google Apps 管理者 ヘルプ)

検索コマンドが使えないのは困る。

サポートとなんだかんだとやり取りして判明したのが、Googleドライブでは、1アカウントで保存できるデータの個数に上限があるということ。

およそ100万個らしい。MBやGBといったデータのサイズに関係なく、個数なんだと。

社内の共有データを全部その人のマイドライブにアップロードしたものだから、1アカウントで保存できるデータの個数がその限界に達したというのがそのエラーが表示される原因だとか。

Googleドライブに保存できるデータ個数に上限があるとは知らなかった。初めて聞いたぞ。
1TBという大容量は使えるのに、1アカウントがそこに保存できるデータ個数には上限があるなんて、なんかすっきりしない話だ。

サポートが言うには対処の仕方は2つ。

  • いくつかのデータを削除して個数を減らす。
    この場合は、共有データのなかから削除してもよいデータを選び出す作業が必要になる。
    ファイルサーバーのデータをGoogleドライブへ移す前に教えてよという話だな。
  • 自分がオーナーになっているファイルについて、オーナー権限を他の人に変更する。
    Aさんが保存していることになっている約100万個のデータのうち、たとえば、3万個の権限をBさんがオーナーになるように変えてやれば、Aさんの手元でもBさんの手元でもそのエラーは起きなくなる。
    両者とも1アカウントが保存できる個数の上限に達していないことになるから。
    (Aさんのドライブ上に今後3万個のデータがまた増えていったら、同じエラーが起きるけど、中小企業で1アカウントで3万個のデータを保存なんて事態はそう簡単に起きないだろう。)

ところが、3万という個数のデータの権限をBさんに一括して変える仕組みというのがないのだそう。

ある程度のデータ数を選択して、Bさんをオーナーに変えるという作業を何度も何度も繰り返して3万個の権限を変えないといけないらしい。
(データサイズによっては、Bさんの保存容量を買い足すことも必要だし。)

これもやっかいな話だ。

なんのためのGoogleドライブなんだって感じがするぞ。なんだよ、1アカウントで保存できるデータ個数の上限ってさ。

サポートの方がついでに教えてくれたことによると、GoogleAppsには、Apps Unmimited という契約形態もあって、これは保存できる容量が無制限になるらしい。保存するのはいくらでも保存できるというわけだ。
だけど、Apps Unmimited であっても、1アカウントが保存できるデータ個数の上限は同じなのだとか。

それって、Unlimited って言っていいのか? 保存できる容量は無制限ですが、1アカウントで保存できるデータの個数には上限がありますってさ。

まぁ、1アカウントが100万個からのデータを保存している事態って、それもどうなのよという話なんだろうけどねぇ。とはいえ、なんだかなぁ――な話だ。
(人から聞いた話だから、どこまで正確なことなのかは僕は知らない。)

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Googleドライブ――検索して出てきたらあります!

Googleドライブを使っている。僕のマイドライブのなかに1つフォルダを作ってそれをみんなに共有した。
そうしておけば、一番上になる共有フォルダのなかにデータを保存したり、フォルダを作ったりすればそれでみんなに共有されるから。

ところが原因がよくわからないけど、共有フォルダのなかにAさんが入れたデータが僕やBさんには見えているけれど、Cさんには見えていないということがたまに起きる。
たぶん、そのときどきのインターネット回線の込み具合だとか、Googleドライブ側の負荷だとかで全員の手元で表示されるまでにタイムラグがあるのだと思う。

「表示されない」というので、検索してみたら出てきた。――ということは、見えてないだけで間違いなくGoogleドライブ上にそのデータはある! それでいいじゃないか!

それをマイドライブに追加するか、スターでも付けておけばいい。

なんで、共有しているフォルダのなかの、なんとかというフォルダのなかの、なんとかというフォルダのなか――っていうたどり方をしたがるんだ?

検索して見つかったんだからいいじゃないか! もう少し待てば表示されるよ。それでもだめならキャッシュクリアすれば表示されるって!

検索が強力。――それがGoogleドライブの柔軟で、いいところじゃないか。それを活用してくださいよ。頼みますから。

いやまぁ、順繰りに下がるようにたどっていけるのも便利だよ。そうなってなくてもいいって言っているんじゃない。
ただ、いまそうなってなくても検索したら出てきたんだから、表示のされ方にこだわらなくてもまずはそれでいいでしょ。って言いたいわけさ。

こういうなんともいえない切ない気分になることってたまにある。

かつてこういうことがあった。……

いわく、指紋認証式のUSBメモリで、指紋認証を回避して中を見たい。それがどうやったらできるメーカーに問い合わせてくれ。――って、無理だって!
そう言ったら「そういうときのためになんか裏技っぽいみたいなのだあると思うんだよ」って――だから、そんなのないって!

あったらメーカーの信用問題になってしまう。万歩譲って「ある」としよう。あったとしても、そんな裏技をどんな問い合わせ方をしたって教えくれるわけないでしょうが!

あるいは、……

ドメイン名を変えた。DNS が書き換わるまで時間がかかるのをもっと早くしてくれって頼んでくれる? ――って、どこに頼むんですか? こっちが知りたいよ。

などと、人生いろいろあるよなぁ。

というわけで、――どんなわけだ?――Googleドライブで表示されてないデータがあったら、検索してみてください。出てきたらあります!

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Google ドライブ プラグイン for Microsoft Office で Googleドライブが開けない現象の回避

この記事は自分用の覚書です。
(Windows 8.1 Pro 64ビット + MSOffice2013 Home & Business)

■現象
「Google ドライブ プラグイン for Microsoft Office」をインストールして、Word・Excel・Powerpointの「Googleドライブ」タブから「開く」を実行すると、空白の画面が表示されて、Googleドライブに接続していかない。
ファイルの保存はGoogleドライブにできるが、Googleドライブを開くことができない。

■対処
1.インストールが終わったら、Word・Excel・PowerPointに「Googleドライブ」というタブができるのでそれを開く。

2.「設定」をクリックして、「画面表示」の欄で「MicrosoftOfficeファイルのみ」あるいは「すべてのファイル」のどちらかを選んでOKをクリック。
csvなど、MicrosoftOffice形式以外のファイルも開くのなら「すべてのファイル」を選んでおく。

3.「アカウント」をクリックしてログインする。

4.OKをクリックして「設定」を閉じる。
これで「Googleドライブ」タブからGoogleドライブに直に保存したり、ファイルを開いたりできる。

■保存先について
保存できる場所はマイドライブの直下か、マイドライブに表示しているフォルダのみ。「共有アイテム」のなかに保存はできない。
「共有アイテム」のなかのAの下の、Bの下の、Cに保存というやり方がしたい場合は、あらかじめCフォルダを「マイドライブに追加」しておくか、ファイルをマイドライブに保存してから「移動」を実行してCへ移す。

■ログインとログアウトについて
Chormeでのログイン・ログアウトと、MicrosoftOfficeのほうのログイン・ログアウトは連動していない。ログインもログアウトも両方で必要。
つまり、完全にログアウトするには両方でログアウトの操作が必要になる。

■閲覧と編集について
・このプラグインでファイルを開いていると、他人も同時に同じファイルを開くことができる。「誰かがすでに開いていて、編集のためにロックしている」といった旨のメッセージは表示されない。
・複数人で編集した結果が互いの画面に反映されるような共同編集はできない。
・複数人が編集している状態だと、時間的に先に保存したファイルから最新バージョンとして扱われる。自分が編集しているときに誰かが先に保存していて、そのあとで自分が保存しようとすると「すでに新しいファイルがある」という旨のメッセージが表示される。

Google ドライブ プラグイン for Microsoft Office のダウンロード

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Googleドライブで「フォルダ」を対象にして検索する。

この記事は自分用の覚書です。

Googleドライブでフォルダ名に「解析」という言葉を含む「フォルダ」を探す。

1.Googleドライブの検索ボックスの右端にある▼クリックする。

2.検索オプションが表示される。

3.「種類」のところで「フォルダ」を選択。

4.「アイテム名」の欄で「解析」を入力。

5.「検索」をクリック

※「オーナー」のところでオーナーを選ぶと、オーナーを対象にした検索ができる。

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Googleドライブで「オーナー以外が削除した共有データの検索」

この記事は自分用の覚書です。

■現象
「マイドライブ」にあるデータを複数人と共有している場合、オーナー以外の誰かが「共有アイテム」からそれを削除したら、他の人の「共有アイテム」のなかでも表示されなくなった。
さらに、オーナーの「マイドライブ」でもそのデータが表示されなくなった。また、誰のゴミ箱のなかにも見あたらない。

■対処
次のコマンドでオーナーがドライブを検索する。
is:unorganized owner:me
と入力して検索すると見つかる。

この場合、オーナーがそのデータを削除したのではないので、データは本当には無くなっていない。表示されなくなっただけ。

表示されなくなってからの保存期間にも期限はない。オーナーが削除したわけではないので、見えないだけでいつまでも在り続ける。
したがって、長い時間が過ぎたあとに「データがない」と気づいてからでも、この場合は上記の検索で見つけ出すことができる。

孤立したファイルを今後見つけやすくするには、[マイドライブ] 内のフォルダにファイルをドラッグ&ドロップする。

詳細は、下記の Google Apps 管理者 ヘルプの記事を参照。
孤立したファイルの検索

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Powerpoint2013のショートカットキー

この記事は自分用の覚書です。

■環境
PC: レッツノート CF-SX2AEABR (Windows8.1 Pro 64ビット) + Powerpoint2013

・スライドマスターの表示に関して

  • スライドマスターを選択表示
    スライド表示の状態で、shift+「標準」アイコンをダブルクリック
  • スライドのレイアウトを選択表示
    スライド表示の状態で、shift+「標準」アイコンをクリック。
    もう一度shift+「標準」アイコンをクリックするとスライドマスターの選択になる。

・スライド上で

  • スライド上でのレベルの変更
    Shift+Alt+→でレベルが下がる。 Shift+Alt+←でレベルが上がる。
  • 段落を下に移動
    Alt+Shift+↓
  • 段落を上に移動
    Alt+Shift+↑
  • スライドサムネイル表示とアウトライン表示の切り替え
    Ctrl+Shift+Tab
  • 新しいスライドの挿入
    Ctrl + M
  • スライドの複製
    Ctrl + Shift + D

・アウトライン表示上で

  • アウトライン表示上でのレベルの変更
    Tabキー(レベルが下がる)、Shift+Tabキー(レベルが上がる。)
    Shift+Alt+→(レベルが下がる)、Shift+Alt+←(レベルで上がる)も使える。
  • 全スライドのタイトルのみ表示
    Alt+Shift+1
  • 全スライドの本文の表示・非表示切替
    Alt+Shift+A
  • 本文の展開
    Alt+Shift + + (テンキーでは不可)
  • 本文の折りたたみ
    Alt+Shift + - (テンキーでは不可)
  • 段落を下に移動
    Alt+Shift+↓
  • 段落を上に移動
    Alt+Shift+↑

・スライドショーに関して

  • はじめからスライドショーの実行
    F5
  • いま開いているスライドからスライドショーの実行
    Shift+F5
  • スライドショーの終了
    Esc
  • スライドショー中に指定のスライドへ移動
    何枚目のスライドを開きたいかの数字を入力してEnter
    5枚目へ移動するなら 5 Enter
    ただし、このときの数字はスライドの何枚目かという正味の枚数。
    タイトルスライドにスライド番号を表示していないときは、2枚目のスライドの番号は 1 になるが、このやり方で 1 を指定するとタイトルスライドが表示される。
    タイトルスライドにスライド番号を入れていないときは、スライド番号に 1 を足して指定。

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Powerpoint2013で図形を実寸で両面印刷し、表裏で重なるように配置する。

この記事は自分用の覚書です。

■環境
PC: レッツノート CF-SX2AEABR (Windows8.1 Pro 64ビット) + Powerpoint2013 Home&Business
プリンタ:ゼロックス FX DocuCentre-V C6675
プリンタドライバ:Fuji Xerox ART EX Print Driver Version 6.8.3 (Build2 : 1041.0) (x64)

■準備
・幅17.3cm、高さ12.6cmの透明のカードスタンドに入る名札を作るための準備
スライドのサイズは、ユーザー設定で A4 にする。
新規作成で白紙のスライドを1枚だけにする。プレースホルダーも消す。

■手順
1.「挿入」タブから図形の「正方形/長方形」を選んで適当な四角形を描く。

2.図形を選択していることを確認し、図形の上で右クリックして「テキストの編集」を選択
必要なテキストを入力する。

3.同様に図形の上で右クリックして「図形の書式設定」を選択
以下を設定
・追加したテキストのフォントの色は「黒」
・塗りつぶしは「なし」
・線は「単色」の「黒」
・「サイズ」は高さ「12.6cm」、幅「17.3cm」
・「テキストボックス」の垂直方向の配置は「上下中央」で「自動調整なし」
・フォントサイズは図形の内側で可能な限り大きくする。場合によって、テキストボックスの「左余白」「右余白」を調整。

4.図形を選択したままで、「描画ツール」の「書式」タブにある「配置」から「左右中央揃え」を実行。

5.同様に「配置」から「上下中央揃え」を実行
これで図形がスライドの中央に配置される。

6.スライドをコピーして2枚目のスライドを作る。

7.2枚目のスライドで図形を選択して「線なし」に設定

8.「ファイル」タブの「印刷」を選択し、「フルページサイズのスライド」のところで「用紙に合わせて拡大/縮小」のチェックを外す。

9.「短辺とじ」で両面印刷を実行
これでスライド1とスライド2の図形は表裏で重なる配置で印刷される。
カードスタンドは透明なので、どちら側から見ても文字が正しく見えるようになる。

10.スライド1の図形の線に沿って切り抜く。

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