パワーポイントで思ったように設定できないフッターを整える。

この記事は自分用の覚書です。

■MacBook Pro macOS Big Sur
バージョン 11.6

■Microsoft 365 Apps for businessサブスクリプション
(旧称 Office 365 Business)
PowerPoint for Mac バージョン 16.57 (22011101)

U.K さん。

パワーポイントでスライドのフッターが思ったように設定できない。変えられない。といった場合への対処です。

■スライドマスターとスライドレイアウトについて

まず、基本中の基本として「スライドマスター」と「スライドレイアウト」の違いは大丈夫ですか？
これがわかっていないと、このあとの話がうまく理解できないかと思います。

・スライドマスター
すべてのスライドに一括して同じ効果を与える。

・スライドレイアウト
そのスライドレイアウトを使っているスライドだけに一括して同じ効果を与える。

上図の関係をもう少し細かく表すと次のようです。

スライドマスターに与えた効果が、
↓
スライドレイアウトに反映される。
その効果が、
↓
スライドに反映される。

これが、スライドマスター、スライドレイアウト、スライドの基本的な関係になります。
（あくまで「基本的関係」です。例外の場合もあります。）

スライドマスターを最上位の存在として、その配下にあるスライドレイアウト、さらに下にいるスライドは上位からの指示に従うというイメージでしょうか。

ただし、この関係には強制力がありません。

スライドマスターを無視してスライドレイアウトの設定を変えることができます。
そして、スライドマスターもスライドレイアウトも無視してスライドの設定を変えることもできます。

スライド上の編集はなんでも好きにできます。
スライドマスターやスライドレイアウトでの指定に強制力があったらそんな編集はできないはずです。

言い方を変えると、「スライド上で直にしたことはスライドマスターやスライドレイアウトの指定より優先される」ということです。
またそれは、あとあとスライドマスターやスライドレイアウト側でどんな指定をしても、スライド上でそれを無視した部分には反映されなくなるということです。

思うように設定できないフッターがあるのは、上記の関係性をよく理解しないであれこれさわったからです。

フッターに限らず、スライド上でフォントの種類や大きさ、プレースホルダーの位置な幅・高さなど何かを変えるときは、上記の関係性をよく考えて決める必要があるといえます。

パワーポイントでファイルを作るときは、「（スライド上で）これを変えると、スライドマスターやスライドレイアウトで、一括して変更できる対象からそこが外れるけど、それでよいか？」と意識しておくことが大事です。

■スライドにフッターを表示する「原則的手順」

そもそも日頃からフッターを一括で設定できるようにファイルを作っておくことが大事です。

たぶん、フッターを表示するときは、誰もが下記のやり方をしていると思います。それでよいです。

新規でプレゼンテーションを作る際に、あるいは、一度入れたフッターを変えるときも、スライドにフッターを表示するには常に次のようにしてください。

a.「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」をクリック
b.「フッター」のチェックを入れる。
c.欄内にフッターとして表示する文字列を入力
d.「すべてに適用」をクリック。

大事なのは、「常にそうする」ことです。
この手順を常に守っておけば、フッターが思うように表示されないことは起きません。

設定したあとでフッターを書き換えるときは、欄内の文字列を編集して「すべてに適用」をクリックします。

フッターの文字列を消すときは、チェックを外して「すべてに適用」をクリックします。
（その後、スライドマスターやスライドレイアウトを見ると、フッター枠内に文字列が残っていますが気にしなくてよいです。）

特定のスライドでだけフッターを設定するときは、そのスライドを選択して「すべてに適用」ではなく「適用」をクリックします。

■既存のファイルにあるフッターを変える場合

既存のファイルにあるフッターを変える場合も、スライドが何枚あっても一括で設定できる状態を維持するためには上記の「原則的手順」に従います。

それで思うように表示されないフッターがあったら、なんとか表示しようとしてあれこれいじり回すのはやめてください。
そういうときは、最初からやり直すのが結局一番手間を少なくできます。

次のように行います。

特別なことはしていません。
ようするに、「いったんフッターを全部消して、何もしていなかった最初に戻す」をやっているだけです。

1.全てのフッターを消す。

この作業はスライド表示で行ってもよいです。

全フッターを削除するので、文字列やフォントの種類、ポイント数が必要なら、フッター枠をコピーしてどこかに貼り付けて残しておけばあとで書式コピーできる。

フッター枠のサイズ、位置や余白などが必要なら、元の値を控えておく。

・フッターを消す手順

a.「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」をクリック
b.「フッター」のチェックを外す。
c.「すべてに適用」をクリック。

上記の手順を実行後、全スライドを確認してフッターが残っているものがあれば、文字列だけでなくフッター枠も含めて直に選択して削除する。

2.「スライドマスター」を選択して、「スライドマスター」タブにある「フッター」のチェックを外す。
スライドマスターからフッター枠が消える。

社外とのやりとり用にWindows版パワーポイントを使うこともありますよね。

Windows版パワーポイントの場合は、少し仕様が違っています。
「スライドマスター」を選択しても「フッター」のチェックボックスがグレーになっていてさわれません。

Windows版パワーポイントでは、その左側にある「マスターのレイアウト」から「フッター」のチェックを外してください。

なお、スライドマスターを選択してフッターのチェックを外すと、スライドレイアウトのフッターの書式が変わります。
（ポイント数が大きくなって左寄せになる。）

気持ち的には、スライドマスターに連動してスライドレイアウトのフッター枠も消えてほしいのですがそうなりません。
先出の「例外」というやつですね。

これについては、そうなるのですから仕方がないです。
そういうもんだと思ってください。

いきなり見た目が変わるので、ここで慌ててスライドレイアウトのフッターをなんとかしたくなりますが、何もしないでください。

3.「スライドレイアウト」を選択して、「スライドマスター」タブにある「フッター」のチェックを一度外して、すぐに入れる。
スライドマスターと同じくフッター枠がない状態になる。
これを全ての「スライドレイアウト」に対して行う。

複数のスライドレイアウトを選択して一括設定は効かないようです。
一つひとつに対して、「チェックを外して、すぐ入れる」を行ってください。

4.「スライドマスター」を選択して、「スライドマスター」タブにある「フッター」のチェックを入れる。
手順2.で外したチェックを入れる。
スライドマスター上にフッター枠が表示される。

5.「スライドレイアウト」を選択して、「スライドマスター」タブにある「フッター」のチェックをクリックする。
このとき、「フッター」にはチェックが入っているが、「スライドレイアウト」にはフッター枠は表示されていない。
そのチェックのところを再度クリックすると、「スライドマスター」と連動するフッター枠が再表示される。

これを全ての「スライドレイアウト」に対して行う。

手順4でスライドマスターのフッター枠を表示させたのだから、スライドレイアウトにもフッター枠が同時に表示されていてほしいところですが、そうはなりません。
（ここも気持ちはスッキリしませんが、やはり仕方がないです。）

これで基本的な設定は完了です。
「原則的手順」で一括してすべてのフッターを設定できるようになっています。

ただし、上記手順を行ってもフッターが表示されないスライドが残っている場合があります。
なので、必ず全スライドにフッターが表示されていることを確認してください。

■上記手順を行ってもフッターが表示されないスライドがある場合

なぜそんなことが起こるのか説明は長くなるので省きます。

上記手順を実行後に全スライドを確認して、フッターが表示されていないスライドがあったら、「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」の「フッター」のチェックが外れています。

そのスライドを選んでいる状態で、外れている「フッター」のチェックを入れ直して「適用」をクリックしてください。
ほかにもフッターが表示されていないスライドが見つかったら、同じ操作をしてください。

当たり前ですが、そのスライドについては「わざとフッターは非表示にしている」場合は、「チェックなし」のままでよいです。

■フッターを改行する。

フッターに入れた文字列を適当なところで改行したい場合があります。

PowerPoint for Mac では、「原則的手順」で可能です。
フッターを入れる欄内で、option キーを押しながら Enter キーで改行できます。

Windows版パワーポイントには同じ機能はないみたいなので以下のようにしてください。
（PowerPoint for Mac でも同じやり方ができます。）

以下は、すでに入っている文字列を改行する場合です。

あらたに文字列を追加して改行する場合は、先に「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」の欄内に追加する文字列を入力して「すべてに適用」を実行しておきます。

そのあとで、手順1から始めてください。

1.いったんすべてのフッターを消す。

原則的手順を実行してフッターを消す。

2.「スライドマスター」のフッター枠のなかで文字列を改行する。

3.「スライドレイアウト」を選択して、「スライドマスター」タブの「フッター」のチェックを外して、すぐ入れる。
改行されたフッターが表示される。
これを、全スライドレイアウトに対して行う。

複数のスライドレイアウトを選択して一括設定は効かない。
一つひとつに対して、「チェックを外して、すぐ入れる」を行う。

4.スライド表示に戻り、「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」から「フッター」のチェックを入れて「すべてに適用」をクリック

欄内にあるフッターの文字列はそのままにしておく。
全スライドに改行されたフッターが表示される。

■常に「原則的手順」で行うことが重要

フッターの設定では、とにかく常に「原則的手順」で行います。
そうすれば、「すべてのスライドのフッターを一括で設定できる」ようにしておけます。

「原則的手順」を使わないで、テキストボックスや画像をスライドマスターやスライドレイアウト上に配置することでも、フッターを表示できます。
その場合は、「全スライドに一度の操作でフッターの設定はできなくなる場合がある」ということを、わかってやってください。

スライドマスターとスライドレイアウトの組み合わせは、一つのファイルのなかに複数もつことができます。

・1 つのプレゼンテーションに複数のスライド マスターを使用する（マイクロソフトのサポートページ）

「フッター」の「すべてに適用」とは、文字通り「すべて」のことです。
複数の「スライドマスターとスライドレイアウトの組み合わせ」に一度の操作で、同じフッターを設定できます。

テキストボックスや画像をフッターとして配置する場合は、スライドマスターの数だけ配置する操作が必要です。

それで問題なければ、好きにしてください。
なんであれ、「わかってやっている」ということが大事です。