既存のパワーポイントのファイルサイズを軽くする。（「図の圧縮」は実行済み）

この記事は自分用の覚書です。

■MacBook Pro macOS Big Sur
バージョン 11.6

■Microsoft 365 Apps for businessサブスクリプション
(旧称 Office 365 Business)
PowerPoint for Mac バージョン 16.53 (21091200)

H.K さん。

すでに出来上がっているパワーポイントのファイルについて、ファイルサイズを軽くするやり方です。

こちらにも書いておきますね。
「図の圧縮」は済ませているのが前提です。

ファイルサイズの「重い・軽い」は個人の主観の部分もあるので、「これ以上は重くて、それ未満は軽い」とはっきり区切りづらいときもありますね。

私個人の目安は「Gmail に添付できないサイズは、"重い" と言ってよい」と感じます。
今のところ、Gmail に添付できるのは「25MB以下」です。

ですが、社内では「10MB 台にならないか」とよく相談を受けます。

そういうことで、10MB 台にできそうならそこを目指す。
ならないなら、25MB 以下に収まっていればよいのではないかなと思っています。

■ファイルを作っているときからファイルサイズを抑えておくのが基本

大事なところなので、まずは基本の確認です。

うちの社内で見かけるファイルでは、画像のせいで重くなっているファイルが多いです。
そもそもファイルを作っているときに、ファイルサイズを下げるためにやるべき流れがあります。

1. 画像のファイルサイズを可能な限り落とす加工を行う。
2. 加工が済んだ画像をスライド上に「挿入」する。

この流れを守ることで、パワーポイントのファイルサイズを抑えることができます。

あるスライドを画像として別のスライド上に配置する場合も、いったん元のスライドを画像としてエクスポートして加工を済ませます。それから別のスライドに「挿入」します。

軽くしたいならスライドであれ画像であれ、「ペーストする」ことは避けてください。
ファイルサイズを抑えるには、画像は「挿入」します。

画像をスライドに「コピー貼り付け」すると、パワーポイントのファイルが重くなっていきます。
作っている最中からファイルサイズを抑えることを意識して作ることが大事です。

とはいえ、他の人が作ったファイルをもらうとか、自分ではどうもできない場合ってありますよね。
重すぎて扱いづらいパワーポイントのファイルを使わないといけなくなったり、ファイルを作った人が忙し過ぎて画像の加工をする時間がなかったとか。

そういうときは仕方がないです。
なので、作り終えたファイルのファイルサイズを落とす下記のような作業が必要になったりします。

スライド上にある画像を軽く加工した画像に差し替えることで、既存のファイルのファイルサイズを落とします。

下記のやり方は非常手段です。

ファイルサイズを抑えることが大事なら、ファイルを作っているときから画像のコピー貼り付けは避けて、軽く加工した画像を挿入してください。

大事なことなので重ねてお伝えしておきます。
（当然ですが、画像以外の理由でファイルサイズが大きい場合は、以下のやり方は通用しません。）

■スライド上の画像の差し替え

1.元のファイルは置いておくので、コピーして別ファイルを作る。

2.別ファイルの拡張子を zip に変える。

3. 2. のファイルを解凍する。
macOS の標準機能では、この ZIP は解凍できない。
適当な解凍用アプリをインストールして解凍する。

4.解凍してできたフォルダを開いて次のパスをたどる。
解凍してできたフォルダ > ppt > media
フォルダ「media」のなかにあるのがスライド上で使っている画像。

5.フォルダ「media」の表示を「サイズ」の列で降順にする。
ファイルサイズの大きい順に画像が並ぶ。
下図はファイルを解凍した例。
141.7MB の画像があるのがわかる。

6.画像をダブルクリックしてどんな画像か確認する。
拡張子が emf のファイルは、macOS の標準機能では閲覧できない。
パワーポイントやワードで新規作成の画面にして、そこに emf 形式の画像をドラッグ＆ドロップすることで見られる。

7.オリジナルのファイルを開いて、同じ画像を探す。

8.画像を見つけたら、「影」や「枠線」、「回転」、「ぼかし」などの効果の値を控えてから 0 にするなどして効果を解除する。
あとで元に戻すので、各値は控えておく。
なお、「影」の「サイズ」は最低で 1 を指定しておかないといけないので、 0 は入力できない。

縦横の寸法や「位置」は控えなくてよい。

9.効果が付いていない状態にしたら、選択して「図として保存」を実行。
任意の場所に保存する。
ファイルの種類は、基本的に JPEG でよい。
元の画像に透過の効果がつけられているときは PNG にする。

10.保存した画像のファイルサイズを可能な限り下げる加工を行う。
画質にもよるが、大きくても 100KB 台が目安。
理想は 100KB 未満。
（できないときは仕方がないので、できるだけ軽いファイルサイズにする。）

保存したときにすでに 100KB 未満になっているならそのままでよい

11.スライド上の同じ画像を再度選択して「図を変更」を実行。
削除すると「位置」や「アニメーション」をもう一度指定しないといけなくなるので「図を変更」を使う。
「図を変更」で画像を変えると「位置」と「アニメーション」は引き継がれる。

同じ画像がファイル内に複数あるときは、すべて「図の変更」で差し替える。

12.ファイルサイズを調整した画像を選択。

13.効果を再設定する。
控えておいた値に基づいて効果を設定。

これで画像の差し替えが完了。

フォルダ「media」のなかの画像について、手順 6 からの作業を繰り返す。
対象にする目安は 100KB 台を超えているもの。

■その他

重い画像のファイルサイズを落として差し替えることで、結果的にパワーポイントのファイルサイズが落ちるので、「10MB まで落とそう」というようにファイルサイズを定めてできるものではない。

場合によっては、「これ以下には下がらない」ということもある。

画像を重ねて配置してあると、前景の画像で隠れていて目当ての画像がスライド上で見つからないときがある。
「選択ウィンドウ」を表示して各オブジェクトを非表示にして、目当ての画像を見つけるという地味な作業が必要になったりする。

GIF 形式の画像については「図の圧縮」でトリミング部分を削除できない。
つまり、重いGIF 形式の画像がスライド上にあると、「図の圧縮」を実行してもファイルサイズは抑えられない。
詳細は、この記事を参照。

リンク先には、単にGIF 形式の画像のトリミング部分を消す手順が載っているだけ。
PowerPoint for Mac のファイルサイズを軽くするのなら、次の手順になる。
（ Excel, Word でも同じ。）

1.トリミング後の GIF 形式の画像を選択
2.画像をコピーして適当な場所に「図としてペースト」を実行
3.ペーストしたものを選択して「図として保存」を実行
4.保存した画像のファイルサイズを落とす加工を行う。
5.トリミング後の GIF 形式の画像を選択して、「図を変更」を実行

フォルダ「media」のなかにある GIF は、トリミングしていない状態。
スライド上にあるトリミング済みのものとは見かけが異なるので見つけるのは面倒だが、見比べながら地道に探すしかない。

※ビルの写真の出典
Photock.jp