ビデオ会議での留意点の共有

この記事は自分用の覚書です。

S.Y さん。

ビデオ会議をやってみて、気がついた点の共有です。

・拠点A（社内）
スピーカーフォン（OfficeCore M1）の周りに7名。それぞれPCの前で着座。
スピーカーフォンは別途1台のPCに接続。

・拠点B（自宅）
PCの前に1人。

・拠点C（店舗）
PCの前に1人

・拠点D（社内）
同じ室内に2人。それぞれPCの前で着座。

留意点

・スピーカーフォンを使う場合、スピーカーフォンだけが音を集めて、音を出している状態にする。
・発言しないときは、マイクをミュートしておく。
・アプリのミュートとミュート解除だけでなく、PCのマイクとスピーカーも確認する。
・同じ室内でいるときは、イヤホンを使う。
・話し方もけっこう大切。

・スピーカーフォンだけが音を集めて、音を出している状態にする。

ビデオ会議をしながら調べ物をしたり、データを共有したりするので、会議に参加している全員がそれぞれの場所でPCの前に着座していました。
拠点AではWebカメラを使っていますが、その他の場所ではPCに内臓のカメラで各自映っていました。

また、拠点Aでは1台のPCにスピーカーフォンをつないでいました。

この場合、拠点Aでは、各自のPCのマイクとスピーカーを「オフ」にしておかないとハウリングします。
Webカメラに内蔵マイクがついていたら、もちろんそれも「オフ」です。

スピーカーフォン以外の機器が音を出していると、それをスピーカーフォンがひろうので。ぐるぐる回ってハウリングの原因になるようです。

・発言しないときは、マイクをミュートしておく。

これは拠点BとCのような場合ですね。
その人がいる周囲の音もPCのマイクはひろいます。それが他の全員のスピーカー（拠点Aでは1台のスピーカーフォンですが）から聞こえるので、そのときに話している人の声を妨げる場合があります。

・アプリのミュート、ミュート解除だけでなく、PCのマイクとスピーカーも確認する。

Zoom や Hangouts Meet でのミュートやミュート解除が、PCのハードウェアと連動しないことが起こりました。理由はわかりません。
「音を切っておく」や「音がでない」といった場合は、PCのマイクとスピーカーもオフやオンになっているかの確認もしたほうがよいと思います。
MacBook なら「システム環境設定」の「サウンド」。Windows なら「コントロールパネル」の「サウンド」です。

・同じ室内でいるときは、イヤホンを使う。

拠点Dではスピーカフォンを使っていません。
約3m×4m ほどの室内に2人いて、それぞれにPCでビデオ会議に参加していました。2人の距離は、間に普通の事務机とその横に袖机が1つあるぐらいでした。

この場合は、互いのPCが音を出さないようにイヤフォンをしておかないとハウリングしました。

マイクは各PCのものを使っていて問題はありませんでしたが、距離が近いので互いが発言する声が気になる人は気になると思います。
そういう場合は、可能なら1人が別の部屋に移動するしかないですね。もちろん、その場合はイヤフォンは不要です。

また、拠点Aでビデオ会議中に各自がPCを使うことが多いのなら、今後はスピーカーフォンをやめて全員がイヤホンとPC内蔵マイクを使った方が、他の拠点での声の聞こえがよいだろうと思いました。

ただし、スピーカーフォンとイヤホンでは、同じ時間の会話でも後者のほうが疲れるという人もいました。
そういうことも考慮すると、やはりスピーカーフォンが正解かなという気もしますね。

・話し方もけっこう大切。

特に拠点Aのような場合ですね。

スピーカーフォンで声をひろっているとき、発言している人の声を相手が聞きやすいやかどうかには、声の出し方もけっこう影響があるようです。

話始めから話終わるまで、同じ声の大きさで話していないと聞きづらいです。

たまに、最初はそれなりの声の音量でも、話の終わりに近づくにつれて小さくなっていて、最後は口のなかでぼそぼそというような話し方をする人がいますが、そういう声の出し方は、とても聞き取りづらくなります。

声が低い人も聞こえづらいです。
声が低い人は、ちょっと意識して高めの声を出すと聞こえやすいようです。

また、そもそも声が小さい人も聞き取りづらいです。
ビデオ会議では、意識して少し大きい声で話すのがよいようです。

特に拠点Aのような場所だと、そこにいっしょにいる人たちに向かって話す話し方をしてしまいがちです。
そういう声の出し方では、その場にいる人たちには聞き取れても、スピーカーフォンより向こうにいる人たちには聞こえづらくなることがあります。

そういうことも意識しながら話すのが大事だなと感じました。