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Googleスプレッドシートのテンプレートを作る。

この記事は自分用の覚書です。

 

Googleスプレッドシートだけでなく、GoogleドキュメントでもGoogleスライドでも基本的に同じ。

■テンプレートを作る。
1.Googleスプレッドシート開いて、テンプレートにするレイアウトを作ったり、セルに式などを入れる。
作り終えたらいったんGoogleスプレッドシートを閉じる。

2.Googleスプレッドシートのホーム画面を開く。
GメールやGoogleドライブの画面で、「Googleアプリ」のアイコン(右上にある9つの●が並んだアイコン)から「スプレッドシート」を選択。

3.Googleスプレッドシートのホーム画面になるので、「テンプレートギャラリー」を開いて「テンプレートを送信」をクリック

4.「スプレッドシートを選択」ボタンをクリックして、1.で作ったGoogleスプレッドシートを指定する。
テンプレートにしたいGoogleスプレッドシートの名前を使うと、検索してすぐに見つけることができる。
任意の「題名」を付け、カテゴリを選択する。

・「元のファイルではなくコピーを送信する」
元のGoogleスプレッドシートとテンプレートとは別のファイルとして扱いたい場合はチェックをする。
チェックをしない場合は、元のGoogleスプレッドシートがそのままテンプレートになる。

5.「送信」ボタンをクリック
指定したGoogleスプレッドシートがテンプレートとして保存される。
「元のファイルではなくコピーを送信する」にチェックを入れた場合、できたテンプレートは、テンプレートを作ったアカウントのマイドライブに保存される。
保存場所をマイドライブ以外へ移動してもテンプレートとして機能する。(ほかのアカウントもそのテンプレートを使って新規作成ができる。)
チェックを入れない場合は、スプレッドシートが保存されている場所は変わらない。

■テンプレートから特定の場所にファイルを作る。
1.Googleドライブにあるフォルダを最初に開いておく。
スプレッドシートを保存したいフォルダをまず開く。
あるいは、フォルダを新規作成して開いておく。

2.テンプレートからファイル作成
左上の「新規作成」から
 Googleスプレッドシート > テンプレートから
を選択。

3.共有の確認
1.で共有フォルダを選んでいたら、「共有フォルダ内に作成しますか?」が表示される。それでよければ「作成して共有」をクリック。

4.テンプレートを選択
テンプレートギャラリー(テンプレートの一覧)が表示されるので、使いたいテンプレートをクリック。

5.データの入力
選択したテンプレートをもとにした新規のGoogleスプレッドシートが開くので、ファイル名を付けたり、データを入力。

6.ファイルが保存される。
入力が終わったらGoogleスプレッドシートを閉じる。
最初に開いて新規作成を始めたフォルダのなかに、いま作ったGoogleスプレッドシートが保存されている。

■テンプレート自体の修正
テンプレートギャラリー(Googleスプレッドシートのホーム画面の上部にある黒い領域)内に表示されているテンプレート名の右側にある丸が縦三つのアイコンをクリックして「編集」を選択。

あるいは、マイドライブなどに保存してあるテンプレートを開いて、修正する。

・編集権限について
テンプレートを開いて右上にある「共有」から編集権限を付与したアカウントだけが、テンプレート自体を編集できる。
テンプレートを作った直後は、テンプレートを作成したアカウント以外は編集権限をもっていない。
ほかのアカウントは「閲覧者」(テンプレートを使うだけ)の権限になっている。
自分のアカウント以外に編集権限をもたせるなら、「共有」からメンバーを追加して編集者に指定する。

■テンプレートの削除
テンプレートの編集権限をもっているアカウントが、テンプレートを削除できる。

・テンプレートギャラリーから削除
テンプレートギャラリーには表示しないが、テンプレート自体はGoogleドライブ上に残っている。
Googleスプレッドシートのホーム画面で、テンプレートの名前の右横にある丸が縦三つ並んだアイコンをクリックして「ギャラリーから削除」を選択。

・テンプレートを完全に削除
完全に削除する場合は、テンプレートのオーナーが削除すること。
マイドライブなどテンプレートを保存してある場所からテンプレートを削除して、ゴミ箱からも完全に削除する。

■テンプレートギャラリーの表示
Googleスプレッドシートのホーム画面で、「メインメニュー」(Googleスプレッドシートのホーム画面左上にある三本線のアイコン)の「設定」から「ホーム画面に最近使用したテンプレートを表示」をチェックすると、Googleスプレッドシートのホーム画面にテンプレートギャラリーを表示できる。

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