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スライドのマスターについてのまとめ

この記事は自分用の覚書です。
(Windows 8.1 Pro 64ビット + PowerPoint2013 Home & Business)

スライドのマスターについて迷わないための主なポイントは4つ。
複数のスライドで共通の設定をしたいのにうまくできない原因は、たいていこれら4つについてうまく理解できていないことにある。

  1. スライドのマスターは2種類ある。
  2. スライドのマスターにはスライドへの適用において優先度がある。
  3. スライドのマスターには画像を表示しない設定がある。
  4. マスターには強制力はない。

■1.マスターは2種類ある。
スライドの元になるマスターは次の2種類。

  • スライドマスター:すべてのスライドに一括して同じ効果を与えるもの。
  • スライドのレイアウトのマスター:そのレイアウトを使っているスライドにだけ一括して同じ効果を与えるもの。

「表示」タブの「スライドマスター」をクリックした直後に左側に表示される赤い枠が付いているのはスライドのレイアウトのマスター。

複数のスライドサムネイル(スライドの小さな表示)が表示されているなかで、スライドマスターは、左側の最上部にある一番大きなスライドサムネイル。

すべてのスライドで同じ文字種や文字色にする・共通の画像を表示する、などなど。そういう設定はスライドマスターを選択して行う。
(選択すると赤い枠が付く。)

■2.マスターには優先度がある。
「スライドマスター」より、「スライドのレイアウトのマスター」のほうがスライドへの適用において優先度が高くなっている。
(スライドマスターでの設定を無視できるようになっている。)

たとえば、スライドのレイアウトのマスターのほうで文字種を変えたりすると、あとでスライドマスターでいくら文字種を指定しても同じにはならないスライドが混在してしまう。

混在させないためには、基本的にいろいろな設定はスライドマスターのほうで行い、スライドのレイアウトのマスターのほうは使わないように注意する。

スライドのレイアウトのマスターを使うのは、「そのレイアウトを使っているスライドだけに一括で効果を与えたい」ときのみ。

たとえ、スライドが1枚しかなくてもスライドマスターのほうを使う。
「どちらを使ってもよい」という発想はしない。どちらを使ってもよいということは、どちらを使っているか確認しないとわからないということ。

スライドに効果を与えるときは、基本的にスライドマスターのほうを使うということが職場で徹底できていれば、マスターの指定を受け付けないスライドへの対処に時間を取られることが減っていく。

■3.マスターには画像を表示しない設定がある。
ここでいうマスターは「スライドのレイアウトのマスター」のほう。

スライドマスター表示にしたら、任意のスライドサムネイル上で右クリックして「背景の書式設定」を選ぶ。

右側に「背景の書式設定」作業ウィンドウが開く。
そのなかの「背景グラフィックスを表示しない」にチェックを入れると、そのレイアウトを使っているスライドで背景グラフィックスが表示されなくなる。

「スライドマスターに配置した画像を、タイトルスライドでは表示させたくない」といったような場合に使う。
(逆に、スライドマスターに画像を配置していても表示されないスライドがある場合は、このチェックを確認する。)

■4.マスターには強制力がない。
スライドのマスターでの指定は自動的にスライドに反映されるが、強制力はない。

スライド上の編集はなんでも好きにできる。
あまりに自然にやっているので普段は意識しないが、マスターでの指定に強制力があったらそんな編集はできない。

言い方を変えると、「スライド側でやったことはマスターの指定より優先されるようになる」ということ。
あとあとマスター側でどんなに指定しても、スライド上でそれを無視した部分には反映されなくなる。

たとえば、スライド側で文字色を変えると、マスター側でどんなに文字色を指定してももう反映されなくなる。
たとえ、ほかのスライドと同じ色に選びなおしても、それはスライド側で行った操作。
「マスターからの指定に応じないで、今後どうするかはスライド側で決める」と宣言しているようなもの。

スライド側で何もしていないスライドから書式をコピー貼り付けすると、「今後、この部分の書式はマスター側の指定に応じる」としたことになるが、そもそもそのような「整える作業」はなるべく起きないほうがよい。

スライド上で何か指定するときは、「スライド側で何かしたら、その部分は今後マスターに従わなくなる。それでよいのか」と意識しながら行うことが大事。

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Powerpoint2013で画像を使うときは「挿入」でファイルサイズを抑えられる。

この記事は自分用の覚書です。
(Windows 8.1 Pro 64ビット + PowerPoint2013 Home & Business)

Powerpointのスライドやマスターには「画像をコピー貼り付け」するのではなく、「挿入」するとファイルサイズを小さく抑えるのに役立つ。

画像のファイルサイズによるが、挿入後のpptxのほうが小さくなる。コピー貼り付けすると、元の画像ファイルよりもpptxのほうが大きくなる。

■例:画像のコピー貼り付けと挿入によるファイルサイズの違い。
タイトルスライドが1枚だけあるファイルを使用。

・5MBのカラー写真(JPEG)をコピー貼り付けしたpptx:37.9MB

・コピー貼り付け後に「図の圧縮」を実行した場合:1.83MB

・同じ写真を「挿入」した場合:860KB

「挿入」後の「図の圧縮」でさらに高い効果が得られる場合がある。
WordやExcelでも「画像の挿入」は同様の効果を発揮する。

■画像の「挿入」の際に留意すること
「タイトルとコンテンツ」レイアウトのスライドに挿入した画像は、他の画像や図形、テキストボックスなどとグループ化できない。

「タイトルとコンテンツ」レイアウトを使っているスライドに挿入した画像は、プレースホルダーの中に収まる。
(マスターでプレースホルダーの枠に色と太さを与えてやると画像の周りに表示されるので、プレースホルダーの中に入っていることがわかる。または、画像を削除するとプレースホルダーが再表示されることでもわかる。)

「プレースホルダーをグループ化に含めることはできない」のは、パワーポイントの仕様。
図形、図、その他のオブジェクトをグループ化またはグループ解除する(Officeのサポートのページ)

画像を一度コピー貼り付け(あるいは、Ctrlキーを押しながらドラッグ)する。
コピーされた画像のほうはプレースホルダーの中に入っていない扱いになるのでグループ化できる。

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PowerPoint2013でヘッダー(フッター)を挿入する。

この記事は自分用の覚書です。
(Windows 8.1 Pro 64ビット + PowerPoint2013 Home & Business)

ヘッダー(フッター)として画像を用いるのか文字なのかで挿入の仕方が異なる。

画像の場合は、スライドマスター上で任意の位置に配置する。
(必ずスライドマスター上で行う。スライドレイアウトのマスターのほうではない。)

文字の場合は次のようにする。

■手順
PowerPointにはフッターはあるがヘッダーという概念がない。
スライドマスター上でまずフッターを挿入し、位置を変えてヘッダーとして使う。

  1. スライドマスターを選択。
  2. 「挿入」タブの「ヘッダーとフッター」をクリック。
  3. 「ヘッダーとフッター」ダイアログボックスで「フッター」にチェックを入れて、入力欄に文字列を入力。
  4. 「すべてに適用」ボタンをクリック。
    これで、入力した文字がすべてのスライドで表示される。
    「タイトルスライドに表示しない」にチェックを入れると、そのフッター(ヘッダー)は「タイトルスライド」のレイアウトを使ったスライドでは表示されなくなる。
  5. フッターを上部に移動する。

テキストボックスをスライドの上部に配置してヘッダーとして使うやり方もあるが、基本的には避ける。
あとあと、「背景グラフィックを表示しない」必要が出てきたときに、ヘッダーを作り直すことになる。

■スライドのマスターについて
スライドの元になるマスターは2種類ある。

  • スライドマスター:すべてのスライドに同じ効果を与えるもの。
  • スライドレイアウトのマスター:そのレイアウトのスライドだけに同じ効果を与えるもの。

スライドの画面で「表示」タブの「スライドマスター」をクリックした直後に左側に表示されている赤い枠が付いているのは、「スライドレイアウトのマスター」であって、「スライドマスター」ではない。

画面左に複数のスライドサムネイル(スライドの小さな表示)が表示されているなかで、最上部にある一番大きなスライドサムネイルがスライドマスター。

■スライドのレイアウトについて
「スライドのレイアウト」は、「ホーム」タブの「新しいスライド」の右下にある小さな▼をクリックすると表示される。

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FLOOR関数とCEILING関数の考え方

この記事は自分用の覚書です。
(Windows 8.1 Pro 64ビット + Excel2013 Home & Business)

■関数の理解で大事なこと
その関数がどんな動きをするかをイメージすること。

■FLOOR関数の書式
FLOOR(数値, 基準値)
・Excelヘルプに載っている説明
指定された基準値の倍数のうち、最も近い値かつ 0 に近い値に数値を切り捨てます。

■CEILING関数の書式
CEILING(数値, 基準値)
・Excelヘルプに載っている説明
基準値の倍数のうち、絶対値に換算して最も近い値に切り上げられた数値を返します。

■2つの関数は内部で次のような動きをしている。
1. 書式で指定した「基準値」ずつ数を区切る。
式が

=CEILING(72,5)

だとすると基準値は 5 なので、5,10,15,20,25……となるように。

2. 区切ったなかで、「数値」がどこにあるかを調べる。
数値 72 は、 5,10,15……65,70,75,80……と続くなかで、 70 と 75 の間にある。

3. 式の中の「数値」が含まれる間隔の高いほう、あるいは低いほうの数を返す。
72 は 70 と 75 の間にあるので、この場合の答えは 70 か 75 になる。

・FLOOR関数:「数値」が含まれる間隔の低いほうを返す。
式が =FLOOR(72,5) なら 70 。

・CEILING関数:「数値」が含まれている間隔の高いほうを返す。
式が =CEILING(72,5) なら 75 。

FLOOR関数とCEILING関数のイメージ

■使用例
例1. 必要数75個を満たすには、1箱6個入りのものを何箱そろえればよいか。
必要数を満たせばよい(多めにあってよい)ので、式の中の「数値」が含まれている間隔の高いほうの数を答えとして返すCEILING関数を使う。

出た答えを 6 で割れば、何箱そろえればよいかが求められる。
(例では「基準値」が 6 なので、6,12,18,24,30……60,66,72,78……という区切りになる。 75 は 72 と 78 の間にある。)

例2. 必要数75個をちょうどそろえるには、1箱6個入りのものを何箱そろえて、単品で何個そろえればよいか。
必要数をちょうどそろえる(多めにあってはいけない)ので、低いほうを答えとして返すFLOOR関数をまず使う。

残りの個数は必要数から関数の答えを引けば求められる。

FLOOR関数の使用例1

例3. 年齢を年代別にわかりやすくする。
10から19はどの数もすべて「10」、20から29は「20」というようにしたいので、式の中の「数値」が含まれている間隔の低いほうを答えとして返すFLOOR関数を使う。

10,20,30……という区切りにしたいので「基準値」は 10 。

FLOOR関数の使用例2

例4. 100円未満を切り捨てて価格付けする。
「100円未満切り捨て」ということは、390円を300円に、1,254円を1,200円にというように何百円という価格にするということ。
100,200,300……という区切りのなかで「数値」を見つけて、低いほうにしたいのでFLOOR関数を使う。

「基準値」は 100 。

FLOOR関数の使用例3

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