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Excel で、文章を分割する。

この記事は自分用の覚書です。

1つのセルに入っている複数の文章を、文章単位に分割して個別のセルに入れる。
( Excel2013 Home & Business )

■例
The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog. The quick brown fox jumps over the lazy dog.

というひとかたまりの文章を、
The quick brown fox jumps over the lazy dog.
で分割してセルに入れる。
(この例では結果として、The quick brown fox jumps over the lazy dog. が5つのセルに分かれて入る。)

■考え方
例は英文なので . (ピリオド)で終わっている。(ピリオドまでが1つのかたまり)つまり、ピリオドごとに分ければ個々の文章に分けることができる。
こういうときは、Excel2013の機能「区切り位置」が使える。

「区切り位置」の機能では、どこで区切るかの位置として任意の文字を指定できる。ただし、区切り位置に指定した文字は消える。その文字で区切るから。
「ピリオドを区切り位置にして分ける」と聞いて、「ピリオドのすぐ右で区切る」と思えるのは人間だから。
Excelはそんな融通は利かしてくれない。指定した文字そのものを区切りの位置として扱う。
(上の例でピリオドを区切り位置にすると、末尾にピリオドが付かない The quick brown fox jumps over the lazy dog が5つできる。)

「区切り位置として指定した文字は消える」のであれば――ピリオドを残して区切るために、区切り位置の指定に使う文字を付け加えてやればよい。
たとえば、 . を検索対象にして、 .! に置き換える。その後、半角の ! を区切り位置に指定すれば、 ! は消えてピリオドが残っている分割ができる。

※「区切り位置」の機能における区切り文字について
区切り文字として使える字数は1文字。
(たとえば、 !! を区切り文字として入力できない。)

区切り文字は全角と半角を区別する。

■手順

  1. 例文が入ったセルを選択
  2. ショートカット Ctrl + F で「検索と置換」を表示し、「置換」タブを選択
  3. 「検索する文字列」に英数半角ピリオドを、「置換後の文字列」に英数半角の .! (ピリオドとびっくりマーク)を入力して「すべて置換」をクリック。
    この例では「5件を置換しました」の表示が出るので、「OK」をクリック
  4. 「データ」タブの「データツール」グループの「区切り位置」をクリック。
    「区切り位置指定ウィザード」が始まる。
  5. 「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」にチェックを入れて、「次へ」をクリック
  6. 「その他」にチェックを入れて、隣の入力欄に英数半角の ! を入力
  7. 「データのプレビュー」のところで ! が消えて区切られてるのを確認して「次へ」をクリック
  8. 「区切ったあとのデータ形式を選択してください。」の画面では「表示先」に任意のセルを指定。
    どこか1つのセルを指定すればよい。
  9. 「完了」をクリック。
    この例では、「表示先」に指定したセルを含めて5つの列のセルに分割された文章が入る。
  10. さらに任意のセルにTRIM関数を入力し、分割されたセルを引数として指定する。
    分割後の文頭の左には、スペースが入っているものができる。それをTRIM関数で取り除く。
  11. これで、ピリオドを残した分割が完了。

■追記(2015年6月16日)
置換する際に、「検索する文字列」に英数半角ピリオドと半角スペースを、「置換後の文字列」に英数半角の .! (ピリオドとびっくりマーク)を入力して「すべて置換」をクリック。
これで「区切り位置」を実行すると、分割後の文頭にスペースがない状態で分割できる。

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