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Excelでリストの値を自動的に追加・削除する。

この記事は自分用の覚え書きです。

Hさん。
Excelのリストを自動的に増やしたり減らしたりするのはこのやり方でできます。

例:
sheet1にリストの元になる文字列を並べる。
sheet2でそのリストから文字列を選択して入力できるセルを作る。
sheet1で文字列を追加したり、行を削除すると、sheet2のリストにすぐに反映される。
( WindowsXP Pro + Excel2003 )

1.sheet1のセルA1に文字列「担当者名」を入力

2.A2から下に「担当者名」のリストの元になる文字列を入力

3.文字列を入力した範囲を選択し、メニューの「挿入」-「名前」-「定義」を選択
A1は選択しない。

4.「名前の定義」ダイアログボックスが開くので、「名前」の欄を「担当者名」に変える。
「名前」の欄はA1に入力したものと必ず同じにする。ここでは、A1に「担当者名」と入力したので「名前」の欄も「担当者名」にする。
最初はA2に入れた文字列になっているのでそこを書き換える。

5.「参照範囲」の欄に次の式を入力
=OFFSET(sheet1!$A$1,1,0,COUNTA(sheet1!$A:$A)-1,1)
別の列で同じ設定をするときは、式のなかの$Aの文字を列に合わせて変える。
B列なら、
=OFFSET(sheet1!$B$1,1,0,COUNTA(sheet1!$B:$B)-1,1)
になる。
シート名を変えるなら、sheet1の部分をシート名に合わせる。

6.sheet2を開いて、リストを設定したいセル(またはセル範囲)を選ぶ。

7.メニューの「データ」-「入力規則」を選択

8.「入力値の種類」を「リスト」にする。

9.「元の値」の欄を一度クリックして、カーソルがそこで点滅しているようにする。

10.キーボードのF3キーを押す。

11.「名前の貼り付け」から「担当者名」を選んで、「OK」をクリック

12.「元の値」の欄に次の式が入力されているのを確認して、「OK」をクリック
=担当者名

13.これで6.で選んだセル(セル範囲)にリスト入力が設定される。
sheet1で、名前を付けた範囲より下方のセルに新しい文字列を入力していくと、6.で選んだセルについて、その文字列がリストのなかに表示される。
途中の文字列を削除する場合は、行ごと削除する。文字列だけを削除するとsheet2でリスト表示が正常に行われない。

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