Excel で、Zoom のチャットから発言者とコメントの一覧を作る。

この記事は自分用の覚書です。

■MacBook Pro macOS Catalina
バージョン 10.15.6

■Microsoft 365 Apps for businessサブスクリプション
(旧称 Office 365 Business)
Excel for Mac バージョン 16.39 (20071300)

K.M さん。K.K さん。

テキスト保存した Zoom のチャットから、発言者名と正味のチャット部分というか、コメントというかの一覧を、Excel で作るやり方です。

■課題

保存した Zoom のチャットを開くと次のようになっていることが多いですよね。
macOS 用のテキストエディタ「mi」(えむあい)の画面です。
(通常は「テキストエディット」で開かれます。)

01zoom_chat

これをエクセルにコピー貼り付けすると、こうなります。

02_1zoom_chat

結果として、こうしたいということですよね。

02_2zoom_chat

■考え方

次図のB列の文字列で、
・" 開始 "("開始" の左右に半角スペースがある。)
・" : " (半角コロンの左右に半角スペースがある。)
が不要なわけですが、発言者名とコメントの境目にある ":" (半角コロン)は左右を分ける目印として生かしたいと思います。

02_1zoom_chat

そこで、
・" 開始 " をスペースごと取り除く。
・" : " からは、左右のスペースを取り除く作業をまずします。スペースを無くしておいた方が、このあと関数の数式を作りやすいので。

SUBSTITUE関数で、" 開始 " の部分を無くす置換をします。
また、 " : " は左右のスペースがない ":" (半角コロンのみ)に置換します。

そうすると、

Mitsuhide Akechi:6月2日の本能寺の件、よろしくお願いします。

ということになります。

これができれば、FIND関数・LEN関数・LEFT関数・MID関数を使って、":" の左右を分けて抜き出すことができます。

・FIND関数
元の文字列の中で ":" が左から何文字目にあるかを調べます。

・LEN関数
元の文字列の全文字数を調べます。

・LEFT関数
FIND関数の結果を使って、元の文字列の左端から ":" の1文字前まで(つまり、発言者名)を抜き出します。

・MID関数
FIND関数の結果を使って、":" の1文字右隣からコメントを抜き出します。
何文字抜き出すかの指定には、LEN関数の結果を使います。
LEN関数の結果を使うことで、コメントが何文字あっても全部抜き出すことができます。
(32,767文字まで抜き出せます。セルに入れられるこの文字数は Excel の仕様です。)

■実際の作業

次のようにしてみました。
図のH列とI列で、発言者名とコメントが分かれています。
(1行目の列見出しは適当につけてます。)

03zoom_chat

作業列を使っています。

先の処理を1つのセルでやってしまうと、何をしているのかを理解しづらい数式になってしまいます。
作業列を使って、処理の過程を複数に分けておくと、うちの社内では誰がいつ見ても理解しやすくしておけます。

詳しくは解説しませんが、何をしているかは見ればわかると思います。

関数の中に関数を挟んだ数式(「関数のネスト」といいます。)を、作ってはいけないということではないです。
ネストするしかない場合もありますから。

仕事で作るファイルは誰のものでもありません。職場の全員のものです。
引き継ぐかもしれませんし、流用するかもしれません。そんなときに、何をしているのかを理解しづらいファイルを渡されても、渡された方が困ります。

■チャットが改行されているとき。

次のようにチャットが改行されているときもありますよね。

04zoom_chat

これをエクセルにコピー貼り付けするとこうなります。

05zoom_chat

本来だと、A列の3行目から5行目までの文字列は、B列に入っていてほしいものです。

幸いなことに、このパターンには法則性があります。
B列のセルが空である場合は、A列に文字列が入っているという法則性です。

こういうときは、条件によって処理を分けるやり方が適用できます。

C列のセルに、「B列のセルが空欄ではないなら、そのセルの値を表示する。B列のセルが空欄ならA列のセルの値を表示する」という式を入れてやればいいんです。

図では、IFS関数を使っています。
(Excel2016以前だと、IF関数になりますね。)

06zoom_chat

そして、D列以降で上記と同様のやり方をします。

ただし、今回は、":" がなくて、「・」(中黒)があります。
また、この場合は「・」も含めて抜き出したいので、列「発言者とコメントの間の値の位置」は 0 になっていることが必要です。
さらに、列「発言者」では、発言者名がそもそも無いのでエラーが起きます。

このあたりも条件分岐で処理できます。

行頭に中黒を付けるときは、たいていそれも含めて抜き出したいでしょうから、下図のG列では ":" ならその位置を、中黒なら 0 を返すようにしてみました。

中黒以外が行頭に付くことは、そんなにないでしょうから、そこはもう手入力で対応してください。(下図F列)
行頭文字も含めて抜き出すなら、G列のセルに 0 を入力します。

列「発言者」(I列)のセルは、エラーの場合は非表示にしてみました。
エラーが見えたままよりも非表示にしておいた方が、一覧表としてより見やすくなるかなと思ったので。
IFERROR関数の引数として、LEFT関数を使っています。「関数のネスト」ですね。

最終的には、非表示のままにしておくのではなく、発言者名を入れておいた方がよいと思います。
発言者名で絞り込むこともできますから。

07zoom_chat

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PowerPoint で画像を図形に合わせてトリミングする。

この記事は自分用の覚書です。

■macOS Catalina バージョン10.15.5
■Microsoft 365 Apps for businessサブスクリプション
(旧称 Office 365 Business)
PowerPoint for mac バージョン16.39(20071300)
2020年4月22日から、Office365 の名称が変更になっています。

K.M さん。K.K さん。

いつになったら画面以外で会えるのでしょうか。早くその日が来てほしいです。

さてこの前は、Word でメイリオを使う話でしたが、今回は PowerPoint で画像をトリミングする件です。
(PowerPoint の話になっていますが、同じことは Word でも Excel でもできます。)

具体的には「画像から不要な部分を消して、必要な部分だけを残す」やり方です。
一番単純なやり方は、画像を選択して「図の書式設定」から「トリミング」をクリックします。あとは、ハンドルを動かして、残したい部分を囲んでEscキーを押すだけです。

ここでは、少し違ったやり方をしてみます。「図形の形に切り抜く」やり方です。
「図形に合わせてトリミング」という機能を使います。円や四角その他の形に切り抜くことができます。

次のようです。
元の画像からガムテープの部分を切り抜くために、「円」に合わせてトリミングしています。

Trimminggazou1

図形に合わせてトリミングする。

1.画像を選択して、「図の書式設定」から「図形に合わせてトリミング」から「円/楕円」を選びます。
「角丸四角形」を選んで、四角形の画像の四隅を丸くしたりもできます。

Trimminggazou2

2.元の画像が円形にトリミングされるので、そのまま「トリミング」から「縦横比」の「1:1」を選択します。

Trimminggazou3

3.縦横比が「1:1」になるので、ハンドルを動かして残したい部分を囲みます。

Trimminggazou4

4.残したい部分をうまく囲めたら、Escキーを押すか、もう一度「トリミング」アイコンをクリックします。
影になっている以外のところをクリックしても確定できます。

5.これで囲った部分だけが残ります。

Trimminggazou6

画像の一定の領域をくり抜く。(背景が見えるようにする。)

先の例では、画像の一部を切り抜きましたが、画像の一部をくり抜くこともできます。
(背景が見えるように穴を開けられます。穴の形状は「円」でなくてもかまいません。)

元の画像の上に図形を描画することで、その図形の形にくり抜くことができます。

Trimminggazou7

ガムテープだけにした画像があるので、ここではガムテープの内側を丸くくり抜いてみます。

1.「挿入」タブの「図形」からくり抜きたい形状の図形を選んで、元の画像をくり抜く部分に図形を描きます。

Trimminggazou8

2.図形を描き終えたら、穴を開けたい方を先に選択します。
例の場合は、ガムテープを先に選択して、次に円を選択します。

Trimminggazou9

3.「図形の書式設定」から「単純型抜き」を実行。

Trimminggazou10

4.画像がくり抜かれます。
別の画像の上にもっていくと、背景が見えてくり抜かれていることがわかります。

Trimminggazou11

トリミングをやり直す。

トリミングで消した情報は、そのファイルの中に保持されているので、やり直したい時は元に戻せます。
図を選択して、「トリミング」アイコンをクリックするとハンドルが表示されるので、トリミングで残す範囲を選択し直せます。

あるいは、トリミングを始める前の状態に戻すこともできます。

「図形の書式設定」から「図のリセット」を実行します。
図をサイズ変更していてそれも含めて全てリセットする場合は「図のサイズとリセット」を選びます。

Trimminggazou12

トリミングした情報を消して、情報漏洩を防ぐ。(ファイルサイズを減らす。)

こうした情報をファイルの中にもっているので、ファイルサイズはその分大きくなります。
(トリミングで消した部分の情報はファイルを閉じても残ります。)

セキュリティ上の理由で、消した部分は見られなくしておく、あるいは少しでもファイルサイズを減らしたいなどの場合は、ファイルに残っているトリミングの情報を消すことができます。

1.画像を選択して、「図の書式設定」から「図の圧縮」を選びます。

2.「図のトリミング部分を削除する」と「このファイル内のすべての画像」の両方にチェックが入っていることを確認します。「画像の品質」の欄では、適当な品質を選択してください。最後に、OKボタンをクリックします。

画質が高ければ、「画面表示(150 ppi)」や「メール(96 ppi)」を選んでも見づらくなりません。
ファイルサイズも落とせます。
(選ぶ画質が高いほど、ファイルサイズが大きくなります。)

Trimminggazou13_20200724092701
  

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マイクロソフトのこだわりを見たけど……。

Office for mac を使っている。Microsoft365のサブスクリプショナーだ。

Word で powerpoint と打って Enter キーを押すと、スペルチェックに引っかかって赤い波線が表示される。

「固有名詞だからな、そりゃまあそうだろう」と思って、Powerpoint と打っても赤い波線は消えない。

最初の P を大文字にしても許してもらえないのだ。

では、どうするかというと。

PowerPoint と打つと、赤い波線が消える。

「パワーポイントの P は、どちらも大文字です!」とマイクロソフトの広報担当か誰かに注意されたような気分。

確かに、マイクロソフトのサイトでも、エイリアスの上にカーソルをもっていっても、どこを見てもパワーポイントの P は、どちらも大文字だ。

こだわるねえ。マイクロソフト。

Word でこうなんだから、PowerPoint のスライド上で powerpoint と打つとどうなるんだ?

やってみた……最初の P が大文字になるだけ。

オイ! そこは、PowerPoint にして見せてくれよ。

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『スタートレック:ディスカバリー』シーズン1 で初めて知ったこと。

ちょっとネタバレ。

少しでも知りたくない人は以下を見ないように。忠告したからね。

» 続きを読む

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Word で「メイリオ」を使うときに行間が広がらないようにしておく。(行グリッド線に合わせる。)

この記事は自分用の覚書です。

■macOS Catalina バージョン10.15.5
■Microsoft 365 Apps for businessサブスクリプション
(旧称 Office 365 Business)
Word for mac バージョン16.38(20061401)
2020年4月22日から、Office365 の名称が変更になっています。

K.M さん。K.K さん。

まだ画面越しの対面ですが、早く本当に会える日が来るといいなと思っています。

さて、先にもお伝えした Word で「メイリオ」を使っても行間が広がらないようにしておくやり方です。

この前、お伝えしきれなかったことも少し足しています。

繰り返しになりますが、以下の内容は「うちの会社ではこうだ」というものです。
世間一般どこでもそうだというものではありません。

他にも、お伝えした内容を書いている部分もあります。
くどいようですが、それだけ大事なことだと思ってください。

ここでは詳細にはふれていません。
長くなるし、疑問があればまた声をかけてください。
Zoom でも Meet でも、Teams でもかまいません。

うちのような中小企業では、お二人のニーズに応えられるようないろいろな研修を十分に提供できないかもしれません。
こんな時期ですから、外部のセミナーを受講したほうがよいようでしたら直属の上司の方に相談してくださいね。

もちろん、ご自身でいろいろ調べてもらってもぜんぜんかまいません。

Word で「メイリオ」を使っても行間が広がらないようにしておく。

以下の内容は、標準の状態の Word で新規作成を始める場合を前提としています。

ファイルを作り始める前に「行送り」を 20.5pt にしておきます。
メニューの「フォーマット」ー「文書のレイアウト」を選んで「行送り」という欄で入力します。

Word_bunsyo_no_layout

行送りが 20.5pt というのは、「文字の大きさ 10.5pt のメイリオ」で行間が変に広がらない最低限の値です。
その時々の文字の大きさで、読みやすいように行送りを増減させてください。
(我々の仕事で、文字の大きさが 10.5pt 以外でなければならないことは稀だと思いますが。)

"1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる" のチェックは外さない。

ネット上では、メイリオを使うと行間が広がる現象を解決するには、「"段落" の "1ページの行数を指定時に文字を行グリッド線に合わせる" のチェックを外す」というやり方をよく見かけますが、そのやり方はうちの社内では基本的には避けたほうがよいと思います。

Word_grid_ni_awaseru

我々の仕事では、和文と英文が混ざったドキュメントを作ることがあるので。

通常、和文には和文用のフォントを、英文には英文用のフォントを使います。

次の例は、和文にはメイリオを、英文には Times New Roman を使っています。
上記のチェックを外すやり方では、英文と和文の行間のつりあいが悪くなります。

Word_gyouokuri

また、Word の行送りに設定できる値は 14.3pt が最小値ですが、「段落」の「行間」の「固定値」ではそれ以下も設定できます。行送りの値以上も設定できます。

必要なら、行送りのポイント数を無視して「固定値」でさらに調整できるという理解でよいと思います。

たとえば、ある段落を目立たせるために、そこの文字の大きさを他の段落より大きくする場合とか。
文字を大きくすると行間も広がりますから、その段落でだけ調整が必要です。そんなときに「固定値」を指定して、他の段落と見た目のつり合いがよい行間にすることができます。

行送りは調整する。

さっきもふれたように、行送りを 20.5pt にしておけばどんな場合でも大丈夫というわけではありません。
ファイルで全体的に使うフォントが変わったり、フォントサイズが変わると、行送りの調整が必要です。

Word の場合、「行送り」と「行間」は同じ意味だと思っておいてください。
「行送り」と「行間」が何なのかにふれだすと長くなるのでふれません。
(「ワード 行送り 行間」とかで Google で検索すると、そのあたりをわかりやすく説明してくれているサイトが簡単に見つかりますよ。)

ファイルを作り始める前に、使うフォントと文字の大きさでの読みやすさを考慮しながら、行送りを増減させてまずは全体的な行間を決めてください。
(厳密には、「余白」を決めないと文字の大きさも行送りも決められませんが、社内では Word の標準の余白のままでファイルを作ることがほとんどだと思います。)

スタイルを使う。

Word でファイルを作る際は、「スタイル」を活用してください。

Word で絶対にしてはいけないことをわすれないでくださいね。

「標準」スタイルのままで段落を直にさわって、「ここは見出し1だから文字のサイズを大きめにして、ここは見出し2なので見出し1よりは小さく、ここは見出し3だから少し右にインデントして下線でも付けておくか……」などといったやり方はだめです。

スタイルは「標準」ではなくて「本文」を使っておくのが無難です。
フォントの指定では、段落を選択して直に「メイリオ」にするのではなく、スタイル「本文」の「フォント」で、和文用のフォントを「メイリオ」にして段落に適用後に行送りを調整してください。

ちなみに、=rand() と打つと、ダミーの和文を挿入できます。
欧文のダミーを挿入するには =lorem() と打ってください。

Word_style_honbun

「本文」スタイルを使っておくというのは、書式を変える必要がでてきたとき、「標準」にほどこす書式によっては、見出しなど他のスタイルにも同じ影響を及ぼすからです。

「本文」を使っておけば、そうした不要な連動を避けることができます。

「標準」を使ってはいけないという話ではないです。
「"標準" スタイルの書式を変えることはない」というなら何も問題ないことですから。

私に言わせれば、大事なのは、Word、Excel、PowerPoint など何であれ「わかってやっている」ことと、その時々で一番効率的で、自分にも周囲にも役立つやり方を選択できる力があるということです。

そして、選択できるためには、同じ結果を得るにも複数のやり方を知っている必要があります。

今回のメイリオの利用にしても、行間が広がらなくするには先に挙げた行送りを指定するやり方と、行グリッド線に合わせないやり方があります。
社内では、基本的には前者を選んだ方がほうがよいですが、後者のやり方でもかまわないときだってあるでしょう。

どのやり方が一番良いかという話ではないんです。選択肢をもっていることが大事なんです。

なお、既存のというか、組み込みのというかのスタイルは、そのまま使わないで、そのスタイルを「基準」にして「新しいスタイル」を作っておくのが、スタイルを活用するためのちょっとしたコツです。
(私は「本文」スタイルを基準にして別名のスタイルを作っています。同じスタイル名は使えないので。)

というのは、元々あるスタイルの名前を変えると、「ホーム」タブでのスタイル名と「スタイルウィンドウ」での表示がうまく同じにならなくて見づらいからです。

いいかげん長くなってきたので詳しくはふれませんが、たとえ元々あるスタイルから書式を全く変えなくても、そのスタイルを基準に「新しいスタイル」として作って名前をつけておくと、「ホーム」タブでのスタイル名と「スタイルウィンドウ」の表示を合わせることができるので、スタイル名を見やすくしておけます。

スタイル名の頭に 00 とか数字をつければ、「ホーム」タブのスタイルのところで番号にもとづいてスタイル名を左側から順に並べることができます。番号を変えれば、スタイル名の並び順を変えられます。

ファイルを作っているときに、よく使うスタイルを左側に寄せてこれるので便利ですよ。
(よく使うスタイルがスタイルウィンドウの右の方にあると、それを選ぶのにその都度画面を動かさないといけなくて面倒なんですよね。)

見出しもフォントサイズが変わるのが普通なので、「段落」の「行間」の「固定値」で調整するとよいでしょう。
これも直に見出しをさわるのではなく、見出しのスタイルの「段落」から行なってください。

Word_danraku_no_gyoukan_20200618143901

突然の自問自答を経て……

ここまで書いてきて、「標準スタイルの書式の変更が他のスタイルにも及ぶのだから、メイリオを使うときに "行送り" でなくて、標準スタイルの "行間" を "固定値" の 20.5pt にすることでも、他のスタイルの行間を全て 20.5pt にできるけど、何がどう違ってきて、どう使い分けることができるのか……」と、ふと疑問をもちました。

これまで考えたことはなかったです。

ただ、それをした場合は「文書のレイアウト」の「行送り」は 18pt のままです。

  • 「文書のレイアウト」の「行送り」は 18pt のまま。
  • 各スタイルの「行間」は 20.5pt にしている。

というファイルを作って、どういうメリットとデメリットがあるのか……。

いろいろ考えて試してみましたが、私にはわかりませんでした。
ですが、「それをするべき具体的な理由は思いつかない」という意味で、「避けるべきだ」と今は思っています。

仕事で作るファイルは誰のものでもなく、職場の全員のものです。誰かに引き継ぐこともありますし、流用することもあります。
だから、「あることをする(しない)」を選ぶ際は、それを選ぶべき具体的な理由がなければなりません。

設定ややり方を変える必要がでてきた場合、なぜそうしているかの具体的理由がわかっていないと、今の状態から変えてよいかダメかの判断を他者ができません。

Word でのファイル作成に限らず、Excel でも PowerPoint でも、「できる」ということと「やってよい」ということは別の話だと理解してください。

難しく考える必要はないです。

たとえば、前に Excel で「セルの値が4未満の場合、値の色を赤にする」相談を受けたことがあります。
4未満であることをわかりやすくしたいというわけです。

それなら、直に色を付けるより、セルを塗りつぶしたほうがよいと思うと提案しました。
白黒で印刷したときも、塗り潰されたセルのほうが視認しやすいと思ったからです。

というわけで、「白黒印刷時も4未満であることをわかりやすくするため」というのが、そのシートでセルを塗りつぶしている具体的な理由です。
なので、それができるなら「塗りつぶし」でなくてもよいことになります。

条件付き書式のアイコンセットを表示するとか、作業列を追加してIFS関数やIF関数で「4未満」と「4以上」の表示を分けるとか。
(ほら、同じ結果でも複数のやり方を知っているって大事でしょ?)

最後は Excel の話になってしまいましたが、とにかく、具体的な理由があるというのは、そういうことです。

(「文書のレイアウトの行送りは 18pt のままで、各スタイルの行間を 12.5pt にする」べき具体的な理由に、もし出会ったら私にも教えてくださいね。)

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